Otwarcie własnego studia treningowego to marzenie niejednego trenera i kolejny krok rozwoju zawodowego. Z jednej strony wizja pracowania na siebie i po swojemu, z drugiej, dochodzą nowe obowiązki które wymagają kompetencji managera, księgowego, marketingowca, handlowca i wiele innych. 

Zdarza się, że wybitny sportowiec i trener jest tak pochłonięty realizacją swojej wizji studia treningowego i aspektami technicznymi, że zapomina o Excelu i biznesplanie. 

Spotkaliśmy trenerów, którzy wdrażając w życie swój plan "przejścia na swoje" nawet dość szybko pozyskiwali stałych klientów a mimo to, na koniec miesiąca zostawało... prawie nic (albo czasem minus).  

Dlaczego? 

Nie widzieli struktury kosztów i przychodów, i mimo że kasa spływała na konto, nie było wiadomo, kiedy studio treningowe daje zarobek, a kiedy stratę.

Chcemy oszczędzić Ci tego problemu, dlatego przygotowaliśmy kalkulator rentowności, w którym oszacujesz ile może kosztować Cię prowadzenie studia treningu personalnego, i od którego momentu zaczniesz na nim zarabiać.

Kalkulator jest przygotowany dla solo przedsiębiorcy, trenera, który prowadzi zajęcia samodzielnie. 

Kalkulator rentowności studia treningowego

Dlaczego musisz znać swoje realne koszty?

Bo inaczej pracujesz za darmo.

Kiedy masz pełny grafik i kończysz dzień styrany pracą nie musi to oznaczać, że w portfelu na koniec miesiąca pojawi się złoto.

Częstym zaniedbaniem właścicieli firmy jest niedoszacowanie kosztów prowadzenia działalności. Borykają się z tym zarówno początkujący, jak i doświadczeni biznesmeni (chociaż Ci drudzy już pewne lekcje wyciągnęli). 

Czynsz i media to tylko początek, na własnej działalności gospodarczej dochodzi ZUS, księgowość, ubezpieczenie, reklama, leasing sprzętu. Te koszty składają się na kwotę, która potrafi być szokiem. Nierzadko bywa, że koszt prowadzenia studia to 8-12 tysięcy miesięcznie i trzeba na to zarobić, a do zysku jeszcze daleko. 

Jeśli bierzesz średnio 100 zł za sesję treningową, to musisz mieć 80-120 sesji miesięcznie, żeby wyjść na zero. To 15 dni roboczych po 8 godzin, a miesiąc ma tylko 21 dni roboczych. 

Kiedy podnosić ceny treningów

Kalkulator pokaże Ci, ile sesji miesięcznie musisz przeprowadzić, żeby pokryć koszty utrzymania studia. To Twój próg rentowności. Jeśli jest za wysoko w stosunku do Twoich przychodów, masz dwie opcje:

1. obciąć koszty
2. podnieść ceny

Cięcie kosztów będzie trudne jeśli nie przewalasz kasy na głupoty. Pozostaje więc opcja zwiększenia zysku.

Większość trenerów boi się podnosić ceny, ale patrząc na chłodno: jeśli nie zarabiasz, to znaczy, że sprzedajesz usługi zbyt tanio.

Lepiej mieć 15 klientów płacących wyższą stawkę niż 25 płacących za mało.

Na jakie pytania odpowiada kalkulator?

Ten prosty kalkulator może dać Ci odpowiedzi na kilka niezwykle istotnych pytań, które pojawia się na etapie planowania inwestycji, przy budowaniu oferty jak i optymalizacji biznesowej Twojego studia treningowego. 

Kiedy zaczniesz zarabiać?

Kalkulator oblicza próg rentowności – minimalną liczbę sesji treningowych miesięcznie, którą musisz sprzedać, żeby pokryć koszty. Rentowność oznacza brak straty, ale zobaczysz ile musisz zarobić, aby zostało Ci po miesiącu tyle, ile chcesz zarabiać. 

Ile naprawdę zarabiasz za godzinę?

Podzieli Twój miesięczny zysk przez liczbę godzin pracy. Może okaże się, że zarabiasz 30 zł na godzinę - tyle co najniższa krajowa. 

Kalkulator liczy średnią ważoną, czyli odpowiadającą też ilości (%) usług które sprzedajesz. 

Kiedy możesz przestać się martwić o pieniądze?

Kalkulator pokazuje, ile zarobisz przy pełnym wykorzystaniu pojemności studia i twoich godzin pracy. Ustal ile godzin dziennie poświęcisz na treningi, to twój górny pułap. Jeśli to za mało na życie, jakiego chcesz, to znaczy, że musisz podnieść ceny albo zmienić model biznesowy.

O ile podnieść ceny, żeby żyło się lepiej?

Chcesz zarabiać o 2000 zł więcej miesięcznie? W kalkulatorze zasymulujesz, o ile musisz podnieść ceny albo ile dodatkowych sesji przeprowadzić, aby wyjść na swoje. 

Jak wypełnić kalkulator – krok po kroku

Sekcja 1: Koszty stałe miesięczne

Wpisz wszystko, co płacisz regularnie, niezależnie od tego, czy masz klientów, czy nie.

Wszystkie kwoty są brutto (z VAT), czyli tyle ile płacisz lub masz płacone w PLN.

Koszty lokalu:

• Czynsz – dokładna kwota z umowy (brutto)
• Media – prąd, woda, ogrzewanie (sprawdź rachunki z kilku miesięcy i wpisz średnią)
• Internet/Telefon – jeśli masz na firmę.
• Sprzątanie – usługa albo środki chemiczne i higieniczne. 

Ubezpieczenia i opłaty:

• Ubezpieczenie OC – lepiej go nie olewać, dla własnego spokoju
• Księgowość – miesięczny koszt biura rachunkowego
• ZUS – zapytaj księgową o aktualną stawkę dla twojej formy działalności
• Licencje/Oprogramowanie – aplikacje do rezerwacji, muzyka, systemy płatności. Zsumuj  wydatki.

Marketing i reklama:

• Reklamy online – realistyczny budżet na Meta Ads, Google Ads
• Strona internetowa – hosting, domena, utrzymanie

Inne koszty:

• Leasing/kredyt – raty za sprzęt do ćwiczeń i wyposażenie studia. 
• Pozostałe – wszystko, czego nie uwzględniłeś wyżej. 

Sekcja 2: Twoje usługi i ceny

Zdefiniuj, co sprzedajesz:

• Trening personalny 1:1
• Trening semi-personalny (2-3 osoby)
• Zajęcia grupowe
• Konsultacje żywieniowe
• Inne usługi

Dla każdej usługi podaj:

• Cenę brutto – kwotę, którą płaci klient
• Udział w sprzedaży (%) – jaki procent Twoich miesięcznych sesji to konkretna usługa

Przykład: 60% treningi personalne, 30% semi-personalne, 10% konsultacje. Suma musi dawać 100% inaczej obliczenia nie będą możliwe. 

Sekcja 3: Ile możesz pracować

Maksymalna liczba sesji dziennie – bądź realistyczny. Uwzględnij:

• Czas na przygotowanie sprzętu między sesjami
• Przerwy (bez nich się zajedziesz)
• Czas na kontakt z klientami (telefony, maile, konsultacje sprzedażowe, sesje testowe), wszystko to, za co nie dostajesz pieniędzy, a poświęcasz czas.
• Dokumentację i administrację (faktury, przelewy, zarządzanie).

Bądź realistą. Mierz siły na zamiary.

Co oznaczają wyniki

Próg rentowności (BEP)

Liczba sesji – ile sesji miesięcznie musisz przeprowadzić, żeby wyjść na zero.

Liczba dni – ile dni w miesiącu musisz pracować na ten wynik (średnio mamy 21 dni pracujących w miesiącu)

Przychód i zysk

Średnia ważona cena – ile średnio zarabiasz na sesji (uwzględnia mix usług).

Miesięczny przychód – ile zarobisz przy maksymalnym obłożeniu.

Wynik finansowy – Twój zysk przed podatkiem:

• 🟢 Zielony = zarabiasz
• 🔴 Czerwony = dokładasz do interesu
• ⚫ Szary = wychodzisz na zero

PS. Pamiętaj że Wynik netto (EBIT), to kwota przed opodatkowaniem. Fiskus się upomni. 

Podsumowanie – umiesz liczyć? Licz!

Nie oszukuj się – liczby nie kłamią. Jeśli kalkulator pokazuje, że przy obecnych cenach musisz pracować 20 dni w miesiącu po 8 godzin, żeby wyjść na plus, to masz problem. Nie rozwiążesz go pracując więcej.

Masz trzy opcje:

1. Obciąć koszty – może zbyt drogie studio, może za dużo wydajesz na reklamy
2. Podnieść ceny – często najlepsze rozwiązanie, ale wymaga odwagi
3. Zmienić model – więcej zajęć grupowych, mniej personalnych

Pomyśl: może lepiej mieć mniej klientów płacących uczciwie niż więcej płacących za mało. Jeśli nie zarabiasz, nie pomożesz nikomu – ani sobie, ani klientom.

Własne studio to realizacja swojej pasji do sportu i zdrowia, to przede wszystkim biznes. A każdy biznes musi być rentowny, żeby mieć sens.

Użyj kalkulatora, poznaj swoje liczby.

Czas przestać pracować za darmo.